Entonces, ¿por qué es tan importante una buena administración de bicicletas de empresa?
Llevar la administración de una bicicleta de empresa puede parecer aburrido, pero le ofrece ventajas fiscales. Al fin y al cabo, como empresario o empleador, quiere beneficiarse de los regímenes fiscales en torno a la bicicleta de empresa. Para ello, sin embargo, necesita tener sus asuntos en orden. Por eso puede leer aquí exactamente qué datos debe registrar, cuándo está obligado a informar y cómo hacerlo de forma inteligente.
Tanto si utilizas una bicicleta eléctrica para desplazarte al trabajo como una bicicleta de carga para entregas a empresas compromiso: los registros claros evitan así problemas con las autoridades fiscales. También le permite demostrar que tiene derecho a deducciones como el KIA o la devolución del IVA. Porque eso, en última instancia, le ahorrará dinero.
¿Qué implica exactamente la bicicleta de la administración de empresas?
Con una administración de bicicletas de empresa, usted registra el uso de su bicicleta de empresa a efectos fiscales. Al hacerlo, se registran los viajes, los fines de uso y también las distancias recorridas. Estos datos determinan si tiene derecho a determinadas ventajas fiscales. Por lo tanto, es importante saberlo.
Desde 2020, hay un suplemento fijo de 7% sobre el precio de venta recomendado de la moto. Esto significa que ya no hay que registrar cada kilómetro por separado como antes. No obstante, una buena administración de la bicicleta de empresa sigue siendo útil. Porque las autoridades fiscales pueden pedirle que demuestre que utiliza la bicicleta con fines profesionales al menos 10%. Por lo tanto, conviene llevar un registro.
Por eso es conveniente llevar un registro del uso de la bicicleta. Puedes hacerlo en una hoja de cálculo o a través de una aplicación. Así estarás preparado si el fisco te hace preguntas sobre tu kilometraje profesional. Eso te da tranquilidad.
¿Quiere saber más sobre las ventajas de una bicicleta eléctrica para su empresa? Consulte nuestro blog sobre e-bikes para uso profesional.
¿Qué datos se capturan con una bicicleta de empresa?
Para una administración completa de la bicicleta de empresa, deberá registrar los siguientes datos:
- Fecha de cada viaje
- Lugar de salida y llegada (por ejemplo, "oficina a cliente Utrecht")
- Número de kilómetros recorridos también
- Objetivo del viaje (profesional o privado) a saber
En realidad, es similar al registro de trayectos del coche. Sin embargo, la diferencia es que con una moto de empresa no está obligado a registrar todo hasta el contador. De hecho, la tasa adicional 7% sustituye al antiguo cálculo de kilómetros. Así resulta más sencillo.
Sin embargo, los expertos fiscales aconsejan tener una visión global. Porque si quiere reclamar el IVA, por ejemplo, tiene que poder demostrar qué parte era empresarial. En caso de uso mixto (es decir, parte comercial y parte privada), hay que hacer una corrección. Así que llevar la cuenta es inteligente.
Consejo del fundador de STOER Bikes, Joeri
"Utiliza una sencilla aplicación para registrar tus viajes. Esto te dará una visión general instantánea al final del año, así que no tienes que liarte con recibos y agendas. Eso te ahorra mucho tiempo".
¿Cuándo hay que declarar a Hacienda el uso de la bicicleta?
Es obligatorio llevar un registro de las bicicletas de empresa cuando se solicitan beneficios fiscales. Piensa, por ejemplo, en la deducción del IVA, la deducción de costes o también el plan de bicicletas de empresa. Así que para un uso puramente privado sin consecuencias fiscales, no necesitas registrar nada. Es bueno saberlo.
Por tanto, como empresario autónomo, debe informar de cuándo amortiza la moto o también deduce los gastos de mantenimiento. Por ello, en caso de duda, puede dirigirse a su contable o a la propia Administración Tributaria. Al fin y al cabo, es mejor declarar mucho que poco. De ese modo, evitará problemas.
¿Es usted empresario y, por tanto, proporciona bicicletas a su personal? En ese caso, también hay que hacer gestiones administrativas. Esto se debe a que usted procesa la adición a los ingresos a través de las nóminas de sus empleados. Así que si los empleados también pueden utilizar la bicicleta de forma privada, pagan una pequeña cantidad extra de impuestos cada mes. Esa es la norma.
Para los servicios de entrega o logística, un bicicleta de carga eléctrica por lo tanto, una inversión inteligente. La administración funciona igual que con una bicicleta eléctrica normal. Eso hace que sea manejable.
¿En qué se diferencia la administración de los distintos tipos de bicicletas?
En realidad, los requisitos de notificación son los mismos para todos los tipos de bicicletas. Por tanto, tanto si utilizas una bicicleta urbana normal como una e-bike o una bicicleta de carga, se aplican los mismos principios básicos. De hecho, la principal diferencia radica en el tratamiento fiscal y las posibles subvenciones. Así que debes saberlo.
Bicicleta normal
En el caso de una bicicleta de empresa normal, la administración de la bicicleta de empresa es la más sencilla. En este caso, se lleva un registro del kilometraje y la finalidad de uso. De hecho, no se necesitan cálculos complejos para los costes de energía. Es muy fácil.
Bicicleta eléctrica
En el caso de una bicicleta eléctrica, es posible que también desee registrar los costes de carga. Esto es útil para calcular el coste real por kilómetro. En STOER Bikes, nuestros modelos como la UrbanX lo que supone una autonomía de 80-100 km. Por tanto, los costes de carga por trayecto son mínimos. Eso ahorra costes.
Bakfiets para empresas
Por lo tanto, con una bicicleta de carga para fines comerciales puede registrar datos adicionales. Piense, por ejemplo, en el tipo de carga o también en el número de paquetes entregados. De hecho, esto es especialmente relevante para las empresas de reparto de última milla que quieren analizar sus costes. Así es como se obtiene información.
Moto de alquiler
Por lo tanto, con una moto de leasing, los registros financieros se realizan a través de la empresa de leasing. Sin embargo, tú también llevas tus propios registros de uso, ya que la norma 10% también se aplica al leasing. Así que es importante recordar esto.
¿Qué ventajas fiscales obtiene de una buena administración?
De este modo, podrá beneficiarse de diversas ventajas fiscales:
Deducción del IVA: ¿Está sujeto al IVA? Entonces puede reclamar el IVA de la compra y el mantenimiento. Sin embargo, en el caso del uso mixto, esto sólo se aplica a la parte comercial. Así que debe saberlo.
Deducción por inversión a pequeña escala (KIA)Entonces, ¿tu moto cuesta más de 450 euros sin IVA y además inviertes en total más de 2.900 euros al año? Entonces, de hecho, puedes deducir hasta 28% extra de tu beneficio. Así que es mucho.
Primas fiscales por inversiones medioambientales (MIA)Para las bicicletas eléctricas de carga, a veces también se puede solicitar la MIA. De hecho, en 2025, esto proporciona hasta 36% deducción adicional. Así que esto es atractivo.
Dietas por kilometrajeEntonces, ¿te quedas con la moto de forma privada? Entonces en 2025 podrás deducir 0,23 euros por kilómetro profesional de tus beneficios. Para ello, sin embargo, tienes que poder demostrar tus desplazamientos. Por eso la matriculación es inteligente.
¿Quieres comprarte una moto que desgrave? Entonces eche un vistazo al CityX con empeine bajo, ideal para los desplazamientos diarios.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Esto se debe a que debe conservar los registros de bicicletas de su empresa durante al menos 7 años. Esto se aplica tanto a las versiones en papel como a las digitales. Por lo tanto, asegúrese de que los datos permanezcan accesibles y legibles en todo momento. Esto es, por tanto, obligatorio.
Por tanto, guarde también todos los recibos, facturas y facturas de mantenimiento. Si es necesario, haga copias digitales de los documentos en papel. Así evitarás quedarte con las manos vacías cuando tenga lugar una inspección. Usted no quiere eso.
Consejo: Al principio de cada nuevo año, haga una copia de seguridad de sus archivos del año anterior. Para ello, guárdelos en un lugar seguro, es decir, separados de sus archivos diarios. De este modo, estarás seguro.
¿Qué herramientas le facilitarán la administración?
Afortunadamente, no tiene por qué llevar la cuenta de todo con papel y bolígrafo. De hecho, existen varias herramientas digitales que simplifican la administración de las bicicletas de tu empresa:
Aplicaciones ciclistas: Aplicaciones como Strava o Komoot registran automáticamente tus rutas. Después puedes indicar qué trayectos eran de negocios. Es muy práctico.
Seguimiento GPSPor eso, las bicicletas eléctricas modernas suelen llevar GPS integrado. En STOER Bikes, por lo tanto, ofrecemos un Localizador GPS que te permite hacer un seguimiento de todos los trayectos. Útil para tu administración y también para asegurar tu bicicleta.
Paquetes contables: Por eso, programas como e-Bookkeeping o Exact Online disponen de módulos para el registro de viajes. Eso es porque mantienes tus registros de bicicletas en el mismo lugar que tus otras cuentas. Así que está claro.
Hoja de cálculoAsí que un simple Excel o Google Sheets también funciona bien. Haz columnas para la fecha, la ruta, el kilometraje y también la meta. Así que usted tiene todo junto.
¿Y qué pasa cuando Hacienda lo comprueba?
¿Te ha hecho una inspección el fisco? No se asuste, siempre que tenga en orden la administración de la bicicleta de empresa. Al fin y al cabo, a Hacienda le interesa sobre todo que el uso que le das a tu empresa sea plausible. Por eso es tan importante una buena administración.
Por tanto, asegúrese de tener a mano todos los registros y justificantes. Al hacerlo, demuestre que los trayectos registrados son lógicos y corresponden también a sus actividades. Por tanto, sea transparente sobre el uso privado. Así, todo irá sobre ruedas.
Efectivamente, con registros completos, los controles se realizan sin problemas. Sin embargo, ¿falta algún registro? Entonces las autoridades fiscales pueden denegar beneficios fiscales o imponer impuestos adicionales. Para evitarlo, lleve un registro ordenado desde el primer día. Eso es ser inteligente.
Consejos prácticos para que los empresarios
Por ello, a continuación le ofrecemos algunos consejos prácticos para que la administración de la bicicleta de su empresa funcione a la perfección:
Así que empieza inmediatamente: Es decir, empezar a grabar desde el momento en que se empieza a utilizar la moto para el trabajo. Reconstruir los trayectos después es difícil y poco fiable. Por lo tanto, empiece inmediatamente.
Así que conviértelo en un hábitoPor lo tanto, registre sus desplazamientos inmediatamente después. Al fin y al cabo, cuanto más esperes, más probabilidades tendrás de olvidar detalles. Y eso es lo que no quieres.
Así que separar negocios y privadoEl mejor medio de transporte: ¿Tienes varias bicis? Entonces considere la posibilidad de utilizar una bicicleta exclusivamente para fines profesionales. De hecho, esto facilitará mucho la administración. Así tendrás menos problemas.
Así que guárdalo todo digitalmentePor tanto, haz fotos de los recibos y guárdalos también en la nube. Esto se debe a que los recibos en papel se desvanecen con el tiempo. Así que no es conveniente.
Así que consulte a un experto: ¿Inseguro sobre las normas? Entonces recurra a un contable o experto fiscal. De hecho, a menudo recuperará los costes aprovechando al máximo las deducciones. Así que merece la pena.
Así que una bicicleta de empresa es más beneficiosa de lo que crees
Así, con la administración de bicicletas de empresa adecuada, obtendrá el máximo beneficio de su bicicleta de empresa. De hecho, el tipo impositivo adicional de sólo 7% hace que una bicicleta de empresa sea fiscalmente atractiva. Sobre todo si se compara con un coche de empresa. Así se ahorra mucho dinero.
Supongamos que compra una bicicleta eléctrica de 3.000 euros. En ese caso, el incremento anual es de 210 euros. Así que, dependiendo de tu tipo impositivo, pagarás entre 75 y 90 euros al año. De hecho, son menos de 8 euros al mes por una e-bike completa que también puedes utilizar de forma privada. Así que es barato.
Por eso, en STOER Bikes creemos que las bicicletas eléctricas son el futuro del transporte empresarial. Nuestras bicicletas con Transmisión por correa Gates CDX requieren poco mantenimiento. Así no sólo se ahorran costes, sino también problemas administrativos relacionados con las reparaciones. Así que se queda con más.
En resumen
Por eso, una buena administración de las bicicletas de empresa es la base de un ciclismo de negocios sin preocupaciones. Al fin y al cabo, si se lleva un registro de los viajes, los costes y el uso, se pueden aprovechar al máximo las ventajas fiscales. Por lo tanto, la adición 7% hace que la administración sea mucho más fácil que antes. Eso está muy bien.
Así que lleve un registro de sus viajes de negocios, guarde todas las facturas y sea transparente con las autoridades fiscales. Así evitarás problemas en las auditorías y sacarás el máximo partido a tu inversión. Así merece la pena.
Entonces, ¿está pensando en fatbike eléctrica o bicicleta de carga ¿Para uso profesional? En STOER Bicicletas por lo que estaremos encantados de ayudarle a tomar la decisión correcta. Al fin y al cabo, nuestras bicicletas no sólo son resistentes y fiables, sino también interesantes desde el punto de vista fiscal para los empresarios. Así que es una doble ventaja.