Waarom is een goede fiets van de zaak administratie dus zo belangrijk?
Een fiets van de zaak administratie bijhouden klinkt misschien saai, maar het levert je dus wel degelijk belastingvoordeel op. Als ondernemer of werkgever wil je namelijk profiteren van de fiscale regelingen rond de zakelijke fiets. Daarvoor moet je echter wel je zaken op orde hebben. Daarom lees je hier precies welke gegevens je moet vastleggen, wanneer je rapportageplicht hebt en hoe je dit dus slim aanpakt.
Of je nu een elektrische fiets voor woon-werkverkeer gebruikt of een bakfiets voor zakelijke bezorgingen inzet: een duidelijke administratie voorkomt dus gedoe met de Belastingdienst. Zo kun je ook aantonen dat je recht hebt op aftrekposten als de KIA of btw-teruggave. Want dat scheelt je uiteindelijk geld.
Wat houdt fiets van de zaak administratie precies in?
Bij een fiets van de zaak administratie leg je dus het gebruik van je bedrijfsfiets vast voor fiscale doeleinden. Je noteert daarbij ritten, gebruiksdoelen en ook afgelegde afstanden. Deze gegevens bepalen namelijk of je recht hebt op bepaalde belastingvoordelen. Dat is dus belangrijk om te weten.
Sinds 2020 geldt er een vaste bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs van de fiets. Hierdoor hoef je dus niet meer elke kilometer apart te registreren zoals vroeger wel moest. Toch blijft een goede fiets van de zaak administratie nuttig. Want de Belastingdienst kan je namelijk wel vragen om aan te tonen dat je de fiets minimaal 10% zakelijk gebruikt. Daarom is het dus verstandig om dit bij te houden.
Het is daarom slim om een overzicht bij te houden van je fietsgebruik. Dit kan simpel in een spreadsheet of ook via een app. Zo ben je dus voorbereid als de fiscus vragen stelt over je zakelijke kilometers. Dat geeft je rust.
Wil je meer weten over de voordelen van een elektrische fiets voor je bedrijf? Bekijk dan ook onze blog over e-bikes voor zakelijk gebruik.
Welke gegevens leg je dus vast bij een zakelijke fiets?
Voor een complete fiets van de zaak administratie registreer je daarom de volgende gegevens:
- Datum van elke rit dus
- Vertrek- en aankomstlocatie (dus bijvoorbeeld “kantoor naar klant Utrecht”)
- Aantal afgelegde kilometers ook
- Doel van de rit (zakelijk of privé) namelijk
Dit is eigenlijk vergelijkbaar met een rittenadministratie voor de auto. Het verschil is echter dat je bij een fiets van de zaak niet verplicht bent om alles tot op de meter te registreren. De 7% bijtelling vervangt namelijk de oude kilometerberekening. Dat maakt het dus eenvoudiger.
Toch adviseren fiscalisten om wel een globaal overzicht bij te houden. Want als je bijvoorbeeld btw wilt terugvragen, moet je dus kunnen aantonen welk deel zakelijk was. Bij gemengd gebruik (dus deels zakelijk, deels privé) moet je namelijk een correctie toepassen. Daarom is bijhouden dus slim.
Tip van STOER Bikes-oprichter Joeri
“Gebruik dus een simpele app om je ritten te loggen. Zo heb je aan het eind van het jaar direct een overzicht en hoef je dus niet meer te puzzelen met bonnetjes en agenda’s. Dat scheelt je veel tijd.”
Wanneer moet je fietsgebruik dus rapporteren aan de Belastingdienst?
Je bent verplicht om een fiets van de zaak administratie bij te houden wanneer je fiscale voordelen claimt. Denk dan bijvoorbeeld aan btw-aftrek, kostenaftrek of ook de fiets van de zaak regeling. Voor puur privégebruik zonder fiscale gevolgen hoef je dus niets te registreren. Dat is wel fijn om te weten.
Als zelfstandige ondernemer moet je daarom rapporteren wanneer je de fiets afschrijft of ook onderhoudskosten aftekt. Bij twijfel kun je dus contact opnemen met je boekhouder of de Belastingdienst zelf. Het is namelijk beter om te veel vast te leggen dan te weinig. Zo voorkom je problemen.
Ben je werkgever en stel je dus fietsen ter beschikking aan personeel? Dan komt er ook administratie bij kijken. Je verwerkt namelijk de bijtelling via de loonstrook van je medewerkers. Wanneer werknemers de fiets ook privé mogen gebruiken, betalen zij dus maandelijks een klein bedrag extra belasting. Dat is de regel.
Voor bezorgdiensten of logistiek is een elektrische bakfiets daarom een slimme investering. De administratie werkt dus hetzelfde als bij een gewone e-bike. Dat maakt het overzichtelijk.
Hoe verschilt de administratie dus tussen verschillende fietstypen?
De rapportagevereisten zijn eigenlijk gelijk voor alle soorten fietsen. Of je nu een gewone stadsfiets, een e-bike of ook een bakfiets rijdt: dezelfde basisprincipes gelden dus. Het belangrijkste verschil zit hem namelijk in de fiscale behandeling en eventuele subsidies. Dat moet je dus weten.
Gewone fiets
Bij een gewone bedrijfsfiets is de fiets van de zaak administratie dus het simpelst. Je houdt daarbij kilometers en gebruiksdoel bij. Er zijn namelijk geen complexe berekeningen nodig voor energiekosten. Dat is wel zo makkelijk.
Elektrische fiets
Voor een e-bike kun je eventueel ook laadkosten registreren. Dit is namelijk handig voor de berekening van je werkelijke kosten per kilometer. Bij STOER Bikes hebben onze modellen zoals de UrbanX dus een bereik van 80-100 km. Daardoor zijn de laadkosten per rit dus minimaal. Dat scheelt in de kosten.
Bakfiets voor bedrijfsgebruik
Bij een bakfiets voor commerciële doeleinden kun je dus extra gegevens vastleggen. Denk dan bijvoorbeeld aan het type lading of ook het aantal bezorgde pakketten. Dit is namelijk vooral relevant voor last-mile delivery bedrijven die hun kosten willen analyseren. Zo krijg je dus inzicht.
Leasefiets
Bij een leasefiets loopt de financiële administratie dus via de leasemaatschappij. Toch houd je zelf ook een gebruiksregistratie bij, want de 10%-regel geldt namelijk ook bij lease. Dat is dus belangrijk om te onthouden.
Welke fiscale voordelen haal je dus uit een goede administratie?
Met een nette fiets van de zaak administratie kun je daarom profiteren van verschillende belastingvoordelen:
Btw-aftrek: Ben je dus btw-plichtig? Dan mag je namelijk de btw over aanschaf en onderhoud terugvragen. Bij gemengd gebruik geldt dit echter alleen voor het zakelijke deel. Dat moet je dus weten.
Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA): Kost je fiets dus meer dan €450 exclusief btw en investeer je ook in totaal meer dan €2.900 per jaar? Dan kun je namelijk tot 28% extra aftrekken van je winst. Dat is dus veel.
Milieu-investeringsaftrek (MIA): Voor elektrische bakfietsen kun je soms ook MIA aanvragen. In 2025 levert dit namelijk tot 36% extra aftrek op. Dat is dus aantrekkelijk.
Kilometervergoeding: Houd je de fiets dus privé? Dan mag je namelijk in 2025 €0,23 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. Hiervoor moet je je ritten wel dus kunnen aantonen. Daarom is registreren slim.
Wil je dus een fiets kopen die fiscaal interessant is? Bekijk dan ook de CityX met lage instap, ideaal voor dagelijks woon-werkverkeer.
Hoe lang moet je de administratie dus bewaren?
Je fiets van de zaak administratie moet je namelijk minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt dus zowel voor papieren als ook digitale versies. Zorg er daarom voor dat de gegevens altijd toegankelijk en leesbaar blijven. Dat is dus verplicht.
Bewaar daarom ook alle bonnen, facturen en onderhoudsrekeningen. Maak eventueel dus digitale kopieën van papieren documenten. Zo voorkom je namelijk dat je bij een controle met lege handen staat. Dat wil je dus niet.
Tip: maak dus aan het begin van elk nieuw jaar een backup van je administratie van het afgelopen jaar. Sla deze daarom op een veilige plek op, dus los van je dagelijkse bestanden. Zo ben je dus veilig.
Welke hulpmiddelen maken je administratie dus makkelijker?
Gelukkig hoef je dus niet alles met pen en papier bij te houden. Er zijn namelijk verschillende digitale hulpmiddelen die je fiets van de zaak administratie vereenvoudigen:
Fiets-apps: Apps zoals Strava of Komoot registreren dus automatisch je routes. Je kunt daarna achteraf aangeven welke ritten zakelijk waren. Dat is dus handig.
GPS-tracking: Moderne e-bikes hebben dus vaak ingebouwde GPS. Bij STOER Bikes bieden we daarom een GPS-tracker aan waarmee je alle ritten kunt volgen. Handig voor je administratie en ook voor de beveiliging van je fiets.
Boekhoudpakketten: Software als e-Boekhouden of Exact Online heeft dus modules voor rittenregistratie. Zo houd je je fietsadministratie namelijk op dezelfde plek als je andere boekhouding. Dat is dus overzichtelijk.
Spreadsheet: Een simpele Excel of Google Sheets werkt dus ook prima. Maak daarbij kolommen voor datum, route, kilometers en ook doel. Zo heb je dus alles bij elkaar.
Wat gebeurt er dus bij een controle van de Belastingdienst?
Krijg je dus een controle van de fiscus? Geen paniek, mits je je fiets van de zaak administratie wel op orde hebt. De Belastingdienst wil namelijk vooral zien dat je zakelijke gebruik aannemelijk is. Daarom is een goede administratie dus belangrijk.
Zorg dus dat je alle registraties en bewijsstukken direct beschikbaar hebt. Toon daarbij aan dat de geregistreerde ritten logisch zijn en ook overeenkomen met je werkzaamheden. Wees daarom transparant over het privégebruik. Zo verloopt alles dus soepel.
Bij een complete administratie verlopen controles namelijk soepel. Ontbreken er echter gegevens? Dan kan de Belastingdienst dus fiscale voordelen weigeren of ook naheffingen opleggen. Voorkom dit daarom door vanaf dag één netjes bij te houden. Dat is dus slim.
Praktische tips voor ondernemers dus
Hier volgen daarom enkele praktische adviezen om je fiets van de zaak administratie soepel te laten verlopen:
Start dus direct: Begin namelijk met registreren vanaf het moment dat je de fiets zakelijk in gebruik neemt. Achteraf ritten reconstrueren is dus lastig en ook onbetrouwbaar. Daarom direct beginnen.
Maak het dus een gewoonte: Log je ritten daarom direct na afloop. Hoe langer je namelijk wacht, hoe groter de kans dat je details vergeet. Dat wil je dus niet.
Scheid zakelijk en privé dus: Heb je meerdere fietsen? Overweeg dan dus om één fiets uitsluitend zakelijk te gebruiken. Dat maakt de administratie namelijk een stuk eenvoudiger. Zo heb je dus minder gedoe.
Bewaar alles dus digitaal: Maak daarom foto’s van bonnen en sla ze ook op in de cloud. Papieren bonnen vervagen namelijk na verloop van tijd. Dat is dus niet handig.
Raadpleeg dus een expert: Twijfel je over de regels? Schakel dan dus een boekhouder of fiscalist in. De kosten hiervan verdien je namelijk vaak terug door optimaal gebruik van aftrekposten. Dat loont dus.
Een fiets van de zaak is dus voordeliger dan je denkt
Met de juiste fiets van de zaak administratie haal je dus het maximale voordeel uit je zakelijke fiets. De bijtelling van slechts 7% maakt een bedrijfsfiets namelijk fiscaal aantrekkelijk. Zeker ook in vergelijking met een auto van de zaak. Dat scheelt dus veel geld.
Stel dus: je koopt een e-bike van €3.000. De jaarlijkse bijtelling is dan namelijk €210. Afhankelijk van je belastingtarief betaal je hierover dus zo’n €75-90 per jaar. Dat is namelijk minder dan €8 per maand voor een complete e-bike waar je ook privé mee mag rijden. Dat is dus goedkoop.
Bij STOER Bikes geloven we daarom dat elektrisch fietsen de toekomst is van zakelijk vervoer. Onze fietsen met Gates CDX riemaandrijving zijn namelijk onderhoudsarm. Dat scheelt je dus niet alleen kosten, maar ook administratieve rompslomp rond reparaties. Zo houd je dus meer over.
Samenvattend dus
Een goede fiets van de zaak administratie is dus de basis voor zorgeloos zakelijk fietsen. Door je ritten, kosten en gebruik bij te houden, kun je namelijk optimaal profiteren van fiscale voordelen. De 7% bijtelling maakt de administratie daarom een stuk eenvoudiger dan vroeger. Dat is dus fijn.
Houd daarom een overzicht bij van je zakelijke ritten, bewaar ook alle facturen en wees dus transparant naar de Belastingdienst. Zo voorkom je namelijk problemen bij controles en haal je ook het maximale uit je investering. Dat loont dus.
Overweeg je dus een elektrische fatbike of bakfiets voor zakelijk gebruik? Bij STOER Bikes helpen we je daarom graag bij het maken van de juiste keuze. Onze fietsen zijn namelijk niet alleen stoer en betrouwbaar, maar ook fiscaal interessant voor ondernemers. Dat is dus dubbel voordeel.