Pourquoi une bonne administration des vélos d'affaires est-elle si importante ?
L'administration d'un vélo d'entreprise peut sembler ennuyeuse, mais elle vous permet de bénéficier d'avantages fiscaux. En effet, en tant qu'entrepreneur ou employeur, vous souhaitez bénéficier des régimes fiscaux liés à la bicyclette d'entreprise. Pour ce faire, vous devez toutefois mettre de l'ordre dans vos affaires. C'est pourquoi vous trouverez ici des informations précises sur les données que vous devez enregistrer, sur le moment où vous êtes tenu de les déclarer et sur la manière de le faire intelligemment.
Que vous utilisiez un vélo électrique pour vos trajets quotidiens ou que vous fassiez du vélo électrique pour vos loisirs, vous pouvez utiliser le vélo électrique pour vos déplacements. vélo cargo pour les livraisons professionnelles l'engagement : des registres clairs permettent d'éviter les problèmes avec les autorités fiscales. Elle vous permet également de prouver que vous avez droit à des déductions telles que la KIA ou le remboursement de la TVA. Ce qui, en fin de compte, vous permet d'économiser de l'argent.
En quoi consiste exactement l'administration de la bicyclette de l'affaire ?
La gestion des vélos d'entreprise vous permet d'enregistrer fiscalement l'utilisation de votre vélo d'entreprise. Vous enregistrez ainsi les trajets, les motifs d'utilisation et les distances parcourues. Ces données déterminent si vous avez droit à certains avantages fiscaux. Il est donc important de le savoir.
Depuis 2020, le prix de vente recommandé du vélo est majoré d'un montant fixe de 7%. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire d'enregistrer chaque kilomètre séparément, comme c'était le cas auparavant. Néanmoins, une bonne gestion des vélos d'entreprise reste utile. En effet, l'administration fiscale peut vous demander de prouver que vous utilisez le vélo à des fins professionnelles au moins 10%. Il est donc judicieux de tenir des registres.
Il est donc judicieux de tenir un registre de l'utilisation de votre vélo. Cela peut se faire simplement dans une feuille de calcul ou via une application. Ainsi, vous êtes prêt si le fisc pose des questions sur votre kilométrage professionnel. Cela vous permet d'avoir l'esprit tranquille.
Vous voulez en savoir plus sur les avantages d'un vélo électrique pour votre entreprise ? Consultez notre blog sur Vélos électriques à usage professionnel.
Quelles sont donc les données à recueillir avec un vélo d'entreprise ?
Pour une gestion complète de la bicyclette de l'entreprise, vous devez donc enregistrer les données suivantes :
- Date de chaque trajet ainsi
- Lieu de départ et d'arrivée (par exemple, "bureau au client Utrecht")
- Nombre de kilomètres parcourus également
- Objet du voyage (professionnel ou privé), à savoir
Il s'agit en fait d'un document similaire au carnet de bord de la voiture. La différence réside dans le fait qu'avec un vélo d'entreprise, vous n'êtes pas obligé de tout enregistrer au compteur. En fait, le supplément 7% remplace l'ancien calcul des kilomètres. Cela simplifie donc les choses.
Les experts fiscaux conseillent néanmoins de garder une vue d'ensemble. En effet, si vous souhaitez récupérer la TVA, par exemple, vous devez être en mesure de prouver quelle partie était professionnelle. En cas d'utilisation mixte (c'est-à-dire en partie professionnelle et en partie privée), vous devez procéder à une correction. Il est donc judicieux de garder une trace.
Conseil de Joeri, fondateur de STOER Bikes
"Utilisez donc une simple application pour enregistrer vos déplacements. Cela vous donnera un aperçu instantané à la fin de l'année, et vous n'aurez plus à vous embarrasser de reçus et d'agendas. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps."
Quand devez-vous déclarer l'utilisation d'un vélo à l'administration fiscale ?
Vous devez tenir un registre des vélos d'entreprise lorsque vous demandez des avantages fiscaux. Pensez par exemple à la déduction de la TVA, à la déduction des frais ou encore au programme de vélos d'entreprise. Pour un usage purement privé sans conséquences fiscales, vous ne devez donc rien enregistrer. C'est bon à savoir.
En tant qu'entrepreneur indépendant, vous devez donc signaler quand vous amortissez le vélo ou déduisez également les frais d'entretien. En cas de doute, vous pouvez vous adresser à votre comptable ou à l'administration fiscale elle-même. En effet, il vaut mieux enregistrer trop que pas assez. Vous éviterez ainsi les problèmes.
Vous êtes un employeur et vous mettez des vélos à la disposition de votre personnel ? Dans ce cas, il y a également des frais administratifs. En effet, vous traitez l'ajout au revenu par le biais des fiches de paie de vos employés. Par conséquent, si les employés sont également autorisés à utiliser le vélo à titre privé, ils paient chaque mois un petit supplément d'impôt. C'est la règle.
Pour les services de livraison ou de logistique, un vélo cargo électrique Il s'agit donc d'un investissement intelligent. L'administration fonctionne donc de la même manière que pour un vélo électrique ordinaire. Il est donc facile à gérer.
En quoi l'administration diffère-t-elle d'un type de vélo à l'autre ?
Les exigences en matière de déclaration sont en fait les mêmes pour tous les types de vélos. Que vous conduisiez un vélo de ville ordinaire, un vélo électrique ou un vélo cargo, les mêmes principes de base s'appliquent. En fait, la principale différence réside dans le traitement fiscal et les éventuelles subventions. C'est ce qu'il faut savoir.
Vélo ordinaire
Dans le cas d'un vélo de société ordinaire, la gestion du vélo de société est la plus simple. Il suffit de comptabiliser le kilométrage et le but de l'utilisation. En fait, aucun calcul complexe n'est nécessaire pour les coûts énergétiques. C'est si simple.
Vélo électrique
Dans le cas d'un vélo électrique, vous pouvez également enregistrer les frais de recharge. En effet, ces données sont utiles pour calculer le coût réel par kilomètre. Chez STOER Bikes, nos modèles tels que le UrbanX soit une autonomie de 80 à 100 km. Par conséquent, les coûts de recharge par trajet sont minimes. Cela permet de réduire les coûts.
Bakfiets à usage professionnel
Avec un vélo cargo à usage commercial, vous pouvez donc enregistrer des données supplémentaires. Pensez, par exemple, au type de chargement ou au nombre de colis livrés. En fait, cela est particulièrement important pour les entreprises de livraison du dernier kilomètre qui souhaitent analyser leurs coûts. C'est ainsi que l'on obtient des informations.
Vélo de location
Dans le cas d'un vélo en leasing, les données financières sont donc conservées par la société de leasing. Cependant, vous devez également tenir vos propres registres d'utilisation, car la règle 10% s'applique également au crédit-bail. Il est donc important de s'en souvenir.
Quels sont donc les avantages fiscaux d'une bonne administration ?
Avec un vélo d'entreprise soigné, vous pouvez donc bénéficier de divers avantages fiscaux :
Déduction de la TVA: Êtes-vous assujetti à la TVA ? Dans ce cas, vous pouvez en effet récupérer la TVA sur l'achat et l'entretien. Dans le cas d'une utilisation mixte, cela ne s'applique toutefois qu'à la partie commerciale. C'est ce qu'il faut savoir.
Déduction pour investissement à petite échelle (KIA)Le montant de votre vélo est supérieur à 450 euros hors TVA et vous investissez au total plus de 2 900 euros par an ? Dans ce cas, vous pouvez déduire de vos bénéfices jusqu'à 28% supplémentaires. C'est beaucoup.
Prime à l'investissement pour l'environnement (MIA)Pour les vélos-cargos électriques, il est parfois possible de demander un MIA. En effet, en 2025, cela permet d'obtenir jusqu'à 36% de déduction supplémentaire. C'est donc intéressant.
Indemnité kilométrique: Vous gardez le vélo à titre privé ? Dans ce cas, vous pouvez déduire 0,23 € par kilomètre professionnel de votre bénéfice en 2025. Mais pour cela, vous devez pouvoir prouver vos déplacements. C'est pourquoi l'immatriculation est une bonne chose.
Vous souhaitez acheter un vélo qui soit fiscalement avantageux ? Dans ce cas, jetez un coup d'œil à la CityX avec cou-de-pied bas, idéal pour les déplacements quotidiens.
Combien de temps devez-vous conserver les documents ?
En effet, vous devez conserver les registres des vélos de votre entreprise pendant au moins 7 ans. Cette règle s'applique donc aux versions papier et numérique. Veillez donc à ce que les données restent accessibles et lisibles à tout moment. C'est donc une obligation.
Conservez donc également tous les reçus, factures et factures d'entretien. Si nécessaire, faites des copies numériques des documents papier. Vous éviterez ainsi de vous retrouver les mains vides lors d'une inspection. Ce n'est pas souhaitable.
Conseil : Au début de chaque nouvelle année, faites une sauvegarde de vos dossiers de l'année écoulée. Conservez-les en lieu sûr, c'est-à-dire séparément de vos dossiers quotidiens. Vous serez ainsi en sécurité.
Quels sont donc les outils qui faciliteront votre administration ?
Heureusement, il n'est pas nécessaire de tout noter au stylo et au papier. En effet, il existe plusieurs outils numériques qui simplifient l'administration de votre vélo d'entreprise :
Applications pour le cyclisme: Des applications telles que Strava ou Komoot enregistrent automatiquement vos itinéraires. Vous pouvez ensuite indiquer quels trajets étaient professionnels. C'est pratique.
Suivi par GPSLes vélos électriques modernes sont donc souvent équipés d'un GPS intégré. C'est pourquoi STOER Bikes propose un service d'assistance à la clientèle. Traceur GPS qui vous permet de suivre toutes vos sorties. Utile pour votre administration et pour sécuriser votre vélo.
Progiciels de comptabilitéLes logiciels comme e-Bookkeeping ou Exact Online ont des modules pour l'enregistrement des trajets. C'est parce que de cette façon, vous gardez vos enregistrements de vélo au même endroit que vos autres comptes. Voilà qui est clair.
Feuille de calculUn simple fichier Excel ou Google Sheets peut également faire l'affaire. Créez des colonnes pour la date, l'itinéraire, le kilométrage et l'objectif. Ainsi, tout est regroupé.
Que se passe-t-il lorsque le fisc procède à des vérifications ?
Vous recevez un contrôle du fisc ? Pas de panique, si vous avez mis de l'ordre dans l'administration de votre vélo d'entreprise. Après tout, l'administration fiscale veut surtout s'assurer que l'utilisation de votre vélo par votre entreprise est plausible. C'est pourquoi une bonne gestion est si importante.
Veillez donc à ce que tous les enregistrements et les documents justificatifs soient facilement accessibles. Démontrez ainsi que les trajets enregistrés sont logiques et correspondent à vos activités. Soyez donc transparent en ce qui concerne l'utilisation privée. Ainsi, tout se passera bien.
En effet, lorsque les dossiers sont complets, les contrôles se déroulent sans problème. Mais si les registres manquent, les autorités fiscales peuvent refuser les avantages fiscaux ou imposer des taxes supplémentaires. L'administration fiscale peut alors refuser des avantages fiscaux ou imposer des taxes supplémentaires. Évitez donc cela en conservant des registres soignés dès le premier jour. C'est intelligent.
Conseils pratiques pour les entrepreneurs
Voici donc quelques conseils pratiques pour assurer le bon fonctionnement de l'administration de votre vélo d'entreprise :
Commencez donc immédiatement: A savoir, commencez à enregistrer à partir du moment où vous commencez à utiliser le vélo pour le travail. En effet, il est difficile et peu fiable de reconstituer les trajets par la suite. Commencez donc immédiatement.
Prenez donc l'habitudeLes données relatives à l'utilisation de l'ordinateur sont donc à enregistrer immédiatement après la sortie. En effet, plus vous attendez, plus vous risquez d'oublier des détails. Ce n'est pas ce que vous voulez.
Séparez donc les affaires et la vie privée: Vous possédez plusieurs vélos ? Envisagez alors d'utiliser un vélo exclusivement à des fins professionnelles. En effet, cela facilite grandement l'administration. Vous aurez donc moins de soucis à vous faire.
Sauvegardez donc tout sous forme numériquePour cela, prenez des photos des reçus et sauvegardez-les dans le nuage. En effet, les reçus papier s'effacent avec le temps. Ce n'est donc pas pratique.
Consultez donc un expertLes règles : Vous n'êtes pas sûr des règles ? Faites appel à un comptable ou à un expert fiscal. En fait, vous récupérerez souvent les coûts en utilisant au mieux les déductions. C'est donc rentable.
Le vélo d'entreprise est donc plus avantageux que vous ne le pensez
Ainsi, avec une bonne gestion des vélos d'entreprise, vous tirerez le maximum d'avantages de votre vélo d'entreprise. En effet, le taux d'imposition supplémentaire de seulement 7% rend le vélo d'entreprise fiscalement intéressant. Surtout si on le compare à une voiture de société. Cela permet d'économiser beaucoup d'argent.
Supposons donc que vous achetiez un vélo électrique de 3 000 euros. L'addition annuelle est alors, en fait, de 210 €. En fonction de votre taux d'imposition, vous payez donc environ 75 à 90 euros par an. En fait, cela représente moins de 8 euros par mois pour un vélo électrique complet que vous pouvez également utiliser à titre privé. C'est donc bon marché.
Chez STOER Bikes, nous pensons donc que les vélos électriques sont l'avenir du transport professionnel. Nos vélos avec Courroie de transmission Gates CDX ne nécessitent que peu d'entretien. Cela vous permet d'économiser non seulement des coûts, mais aussi des tracas administratifs liés aux réparations. Vous en gardez donc plus.
En résumé
Une bonne gestion des vélos d'entreprise est donc la base d'un cyclisme professionnel sans souci. Après tout, en gardant une trace de vos trajets, de vos dépenses et de votre utilisation, vous pouvez profiter pleinement des avantages fiscaux. C'est pourquoi l'ajout du 7% rend la gestion beaucoup plus facile qu'auparavant. C'est une bonne chose.
Gardez donc une trace de vos voyages d'affaires, conservez toutes les factures et soyez transparent vis-à-vis des autorités fiscales. Vous éviterez ainsi les problèmes lors des contrôles et tirerez le meilleur parti de votre investissement. C'est donc payant.
Envisagez-vous d'acheter une fatbike électrique ou vélo cargo Pour un usage professionnel ? Au STOER Bikes nous sommes donc heureux de vous aider à faire le bon choix. En effet, nos vélos ne sont pas seulement robustes et fiables, ils sont également intéressants d'un point de vue fiscal pour les entrepreneurs. C'est donc un double avantage.