Warum ist also eine gute Verwaltung von Geschäftsfahrrädern so wichtig?
Die Verwaltung eines Firmenfahrrads mag langweilig klingen, bringt aber steuerliche Vorteile mit sich. Schließlich wollen Sie als Unternehmer oder Arbeitgeber von den steuerlichen Regelungen rund um das Dienstrad profitieren. Dazu müssen Sie allerdings Ihre Angelegenheiten in Ordnung bringen. Deshalb lesen Sie hier genau, welche Daten Sie aufzeichnen müssen, wann Sie meldepflichtig sind und wie Sie es geschickt anstellen.
Ob Sie ein Elektrofahrrad zum Pendeln oder für eine Lastenfahrrad für geschäftliche Lieferungen Verpflichtung: Klare Aufzeichnungen verhindern Ärger mit den Steuerbehörden. Außerdem können Sie damit nachweisen, dass Sie Anspruch auf Abzüge wie die KIA oder die Mehrwertsteuererstattung haben. Denn das spart Ihnen letztlich Geld.
Was genau beinhaltet das Fahrrad der Fallverwaltung?
Mit einer Firmenfahrradverwaltung erfassen Sie also die Nutzung Ihres Firmenfahrrads für steuerliche Zwecke. Dabei erfassen Sie Fahrten, Nutzungszwecke und auch zurückgelegte Strecken. Diese Daten entscheiden darüber, ob Sie Anspruch auf bestimmte Steuervorteile haben. Das ist also wichtig zu wissen.
Ab 2020 gibt es einen festen Zuschlag von 7% auf den empfohlenen Verkaufspreis des Fahrrads. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr jeden Kilometer einzeln registrieren müssen, wie es früher der Fall war. Trotzdem ist eine gute Verwaltung des Firmenfahrrads immer noch sinnvoll. Denn die Steuerbehörden können Sie auffordern, nachzuweisen, dass Sie das Fahrrad mindestens 10% für geschäftliche Zwecke nutzen. Es ist daher ratsam, Aufzeichnungen zu führen.
Es ist daher klug, über Ihre Fahrradnutzung Buch zu führen. Das kann einfach in einer Tabelle oder auch über eine App geschehen. So sind Sie vorbereitet, wenn das Finanzamt Fragen zu Ihren geschäftlichen Kilometern stellt. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl.
Möchten Sie mehr über die Vorteile eines Elektrofahrrads für Ihr Unternehmen erfahren? Dann besuchen Sie unseren Blog auf E-Bikes für die geschäftliche Nutzung.
Welche Daten erfassen Sie also mit einem Geschäftsfahrrad?
Für eine vollständige Firmenfahrrad-Verwaltung registrieren Sie daher die folgenden Daten:
- Datum der jeweiligen Fahrt, also
- Abfahrts- und Ankunftsort (z. B. "Büro zum Kunden Utrecht")
- Anzahl der gefahrenen Kilometer auch
- Zweck der Reise (geschäftlich oder privat) und zwar
Das ist eigentlich ähnlich wie ein Fahrtenbuch für das Auto. Der Unterschied ist jedoch, dass Sie bei einem Firmenfahrrad nicht verpflichtet sind, alles bis auf den Meter genau aufzuzeichnen. Vielmehr ersetzt der Zuschlag 7% die alte Kilometerberechnung. Das macht es also einfacher.
Dennoch raten Steuerexperten dazu, einen Gesamtüberblick zu behalten. Denn wenn Sie z. B. die Mehrwertsteuer zurückfordern wollen, müssen Sie nachweisen können, welcher Teil geschäftlich genutzt wurde. Im Falle einer gemischten Nutzung (d. h. teils geschäftlich, teils privat) müssen Sie eine Korrektur vornehmen. Es ist also klug, den Überblick zu behalten.
Tipp von STOER Bikes-Gründer Joeri
"Verwenden Sie also eine einfache App, um Ihre Reisen zu protokollieren. So haben Sie am Ende des Jahres sofort einen Überblick und müssen sich nicht mit Quittungen und Tagebüchern herumschlagen. Das spart Ihnen eine Menge Zeit."
Wann sollten Sie die Fahrradnutzung dem Finanzamt melden?
Sie sind verpflichtet, Aufzeichnungen über Firmenfahrräder zu führen, wenn Sie Steuervorteile geltend machen. Denken Sie zum Beispiel an den Vorsteuerabzug, den Kostenabzug oder auch das Firmenfahrradprogramm. Für die rein private Nutzung ohne steuerliche Folgen brauchen Sie also nichts zu registrieren. Das ist gut zu wissen.
Als selbständiger Unternehmer sollten Sie daher angeben, wann Sie das Fahrrad abschreiben oder auch die Wartungskosten absetzen. Im Zweifelsfall können Sie sich daher an Ihren Steuerberater oder an die Steuerverwaltung selbst wenden. Schließlich ist es besser, zu viel als zu wenig anzugeben. Auf diese Weise können Sie Probleme vermeiden.
Sie sind Arbeitgeber und stellen daher Fahrräder für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung? Dann gibt es auch einen Verwaltungsaufwand. Denn Sie wickeln den Zuschlag zum Einkommen über die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter ab. Wenn die Mitarbeiter das Fahrrad also auch privat nutzen dürfen, zahlen sie jeden Monat einen kleinen Betrag an zusätzlicher Steuer. Das ist die Regel.
Für Lieferdienste oder Logistik, eine Elektro-Lastenrad daher eine kluge Investition. Die Verwaltung funktioniert also genauso wie bei einem normalen E-Bike. Das macht es überschaubar.
Wie unterscheidet sich nun die Verwaltung der verschiedenen Fahrradtypen?
Die Meldepflichten sind eigentlich für alle Fahrradtypen gleich. Ob Sie also ein normales Stadtrad, ein E-Bike oder ein Lastenrad fahren, es gelten dieselben Grundsätze. Der Hauptunterschied liegt in der steuerlichen Behandlung und eventuellen Subventionen. Das müssen Sie also wissen.
Gewöhnliches Fahrrad
Bei einem gewöhnlichen Firmenrad ist die Firmenradverwaltung also am einfachsten. Hier halten Sie Kilometerstand und Verwendungszweck fest. Tatsächlich sind keine komplexen Berechnungen der Energiekosten erforderlich. Das ist ganz einfach.
Elektrofahrrad
Bei einem E-Bike möchten Sie vielleicht auch die Ladekosten aufzeichnen. Dies ist nämlich nützlich, um Ihre tatsächlichen Kosten pro Kilometer zu berechnen. Bei STOER Bikes sind unsere Modelle wie das UrbanX also eine Reichweite von 80-100 km. Daher sind die Ladekosten pro Fahrt minimal. Das spart Kosten.
Bakfiets für die geschäftliche Nutzung
Mit einem Lastenfahrrad für gewerbliche Zwecke können Sie also zusätzliche Daten erfassen. Denken Sie zum Beispiel an die Art der Ladung oder auch an die Anzahl der ausgelieferten Pakete. Das ist vor allem für Unternehmen, die auf der letzten Meile ausliefern und ihre Kosten analysieren wollen, relevant. So erhalten Sie also Einblicke.
Fahrrad leasen
Bei einem geleasten Fahrrad erfolgt die Buchführung also über die Leasinggesellschaft. Sie führen aber auch Ihre eigenen Aufzeichnungen über die Nutzung, da die 10%-Regel auch für das Leasing gilt. Das ist also wichtig zu wissen.
Welche steuerlichen Vorteile bringt Ihnen eine gute Verwaltung?
Mit einem ordentlichen Fahrrad der Unternehmensverwaltung können Sie also von verschiedenen Steuervorteilen profitieren:
Vorsteuerabzug: Sind Sie also mehrwertsteuerpflichtig? Dann können Sie in der Tat die Mehrwertsteuer auf Anschaffung und Instandhaltung zurückfordern. Bei gemischter Nutzung gilt dies jedoch nur für den geschäftlichen Teil. Das müssen Sie also wissen.
Abzug für kleine Investitionen (KIA)Kosten Sie für Ihr Fahrrad mehr als 450 € ohne MwSt. und investieren Sie außerdem insgesamt mehr als 2 900 € pro Jahr? Dann können Sie in der Tat bis zu 28% zusätzlich von Ihrem Gewinn abziehen. Das ist also eine ganze Menge.
Umweltbezogene Investitionszulage (MIA)Für elektrische Lastenfahrräder können Sie manchmal auch die MIA beantragen. In der Tat, im Jahr 2025, bietet dies bis zu 36% zusätzlichen Abzug. Das ist also attraktiv.
KilometergeldHalten Sie das Fahrrad privat? Dann können Sie im Jahr 2025 0,23 € pro geschäftlich gefahrenen Kilometer von Ihrem Gewinn abziehen. Dafür müssen Sie allerdings Ihre Fahrten nachweisen können. Deshalb ist eine Registrierung sinnvoll.
Sie möchten ein Fahrrad kaufen, das steuerlich begünstigt ist? Dann schauen Sie sich das CityX mit niedrigem Rist, ideal für das tägliche Pendeln.
Wie lange sollten Sie Aufzeichnungen aufbewahren?
Denn Sie müssen die Aufzeichnungen über Ihre Firmenfahrräder mindestens 7 Jahre lang aufbewahren. Das gilt also sowohl für die Papier- als auch für die digitale Version. Sorgen Sie also dafür, dass die Daten jederzeit zugänglich und lesbar bleiben. Dies ist also zwingend erforderlich.
Bewahren Sie daher auch alle Quittungen, Rechnungen und Wartungsrechnungen auf. Machen Sie bei Bedarf digitale Kopien von Papierdokumenten. So vermeiden Sie, dass Sie im Falle einer Prüfung mit leeren Händen dastehen. Das wollen Sie nicht.
Tipp: Machen Sie zu Beginn eines jeden neuen Jahres eine Sicherungskopie Ihrer Aufzeichnungen aus dem vergangenen Jahr. Bewahren Sie sie daher an einem sicheren Ort auf, d. h. getrennt von Ihren täglichen Unterlagen. Auf diese Weise sind Sie sicher.
Welche Werkzeuge erleichtern Ihnen also die Verwaltung?
Zum Glück müssen Sie aber nicht alles mit Stift und Papier festhalten. Es gibt nämlich mehrere digitale Tools, die die Verwaltung Ihrer Firmenfahrräder vereinfachen:
Radsport-Apps: Apps wie Strava oder Komoot zeichnen so automatisch Ihre Routen auf. Sie können dann hinterher angeben, welche Fahrten geschäftlich waren. Das ist also sehr praktisch.
GPS-OrtungModerne E-Bikes haben daher oft ein eingebautes GPS. Bei STOER Bikes bieten wir daher ein GPS-Tracker die es Ihnen ermöglicht, alle Fahrten zu verfolgen. Nützlich für Ihre Verwaltung und auch für die Sicherung Ihres Fahrrads.
BuchhaltungspaketeSoftware wie e-Bookkeeping oder Exact Online verfügt über Module für die Fahrtenbuchführung. Der Grund dafür ist, dass Sie auf diese Weise Ihre Fahrraddaten am selben Ort wie Ihre anderen Konten aufbewahren. Das ist also klar.
TabellenkalkulationEin einfaches Excel oder Google Sheets funktioniert also auch gut. Erstellen Sie Spalten für Datum, Route, Kilometerstand und auch Ziel. So haben Sie alles zusammen.
Was passiert also, wenn das Finanzamt kontrolliert?
Bekommen Sie also eine Prüfung vom Finanzamt? Kein Grund zur Panik, vorausgesetzt, Sie haben Ihre Firmenradverwaltung in Ordnung. Denn die Steuerbehörden wollen vor allem sehen, dass Ihre geschäftliche Nutzung plausibel ist. Deshalb ist eine ordnungsgemäße Verwaltung so wichtig.
Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Anmeldungen und Belege griffbereit haben. Weisen Sie dabei nach, dass die aufgezeichneten Fahrten logisch sind und auch Ihrer Tätigkeit entsprechen. Seien Sie also transparent, was die private Nutzung angeht. Auf diese Weise wird alles reibungslos ablaufen.
Wenn die Aufzeichnungen vollständig sind, verlaufen die Kontrollen reibungslos. Fehlen jedoch Aufzeichnungen? Dann kann das Finanzamt Steuervergünstigungen verweigern oder zusätzliche Steuern auferlegen. Verhindern Sie dies also, indem Sie von Anfang an saubere Aufzeichnungen führen. Das ist klug.
Praktische Tipps für Unternehmer, damit
Im Folgenden finden Sie daher einige praktische Ratschläge, damit die Verwaltung Ihrer Firmenfahrräder reibungslos funktioniert:
Beginnen Sie also sofort: Beginnen Sie nämlich mit der Aufzeichnung in dem Moment, in dem Sie das Fahrrad beruflich nutzen. Die Rekonstruktion von Fahrten im Nachhinein ist also schwierig und auch unzuverlässig. Beginnen Sie daher sofort.
Machen Sie es sich also zur GewohnheitDeshalb sollten Sie Ihre Fahrten sofort danach protokollieren. Denn je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Details vergessen. Und das wollen Sie nicht.
Trennen Sie also Geschäftliches und PrivatesHaben Sie mehrere Fahrräder? Dann erwägen Sie, ein Fahrrad ausschließlich für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Das macht die Verwaltung viel einfacher. Auf diese Weise haben Sie weniger Ärger.
Also alles digital speichernMachen Sie deshalb Fotos von Quittungen und speichern Sie sie in der Cloud. Denn Papierquittungen verblassen mit der Zeit. Das ist also nicht praktisch.
Konsultieren Sie daher einen ExpertenSie sind sich über die Regeln unsicher? Dann ziehen Sie einen Buchhalter oder Steuerexperten hinzu. In der Tat werden Sie die Kosten oft wieder hereinholen, wenn Sie die Abzugsmöglichkeiten optimal nutzen. Es zahlt sich also aus.
Ein Firmenfahrrad ist also günstiger als Sie denken
Mit der richtigen Firmenfahrradverwaltung können Sie also den maximalen Nutzen aus Ihrem Dienstfahrrad ziehen. Der zusätzliche Steuersatz von nur 7% macht ein Firmenfahrrad in der Tat steuerlich attraktiv. Vor allem im Vergleich zu einem Firmenwagen. Das spart also eine Menge Geld.
Nehmen wir also an, Sie kaufen ein E-Bike für 3.000 €. Der jährliche Zuschlag beträgt dann tatsächlich 210 €. Je nach Steuersatz zahlen Sie also etwa 75 bis 90 Euro pro Jahr dafür. Das sind weniger als 8 € pro Monat für ein komplettes E-Bike, das Sie auch privat fahren können. Das ist also billig.
Wir von STOER Bikes sind daher der Meinung, dass Elektrofahrräder die Zukunft des Geschäftsverkehrs sind. Unsere Fahrräder mit Gates CDX Riemenantrieb sind wartungsarm. So sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch Verwaltungsaufwand für Reparaturen. Sie behalten also mehr.
Zusammenfassend lässt sich also sagen
Eine gute Verwaltung der Firmenfahrräder ist also die Grundlage für ein sorgenfreies Dienstradeln. Denn wenn Sie den Überblick über Ihre Fahrten, Ausgaben und Nutzung behalten, können Sie die Steuervorteile voll ausschöpfen. Deshalb macht der 7%-Zusatz die Verwaltung viel einfacher als bisher. Das ist doch schön.
Führen Sie also Aufzeichnungen über Ihre Geschäftsreisen, bewahren Sie alle Rechnungen auf und seien Sie gegenüber den Steuerbehörden transparent. So vermeiden Sie Probleme bei Betriebsprüfungen und holen das Beste aus Ihren Investitionen heraus. Es zahlt sich also aus.
Erwägen Sie also eine elektrisches Fatbike oder Lastenrad Für die geschäftliche Nutzung? Unter STOER Fahrräder Deshalb helfen wir Ihnen gerne, die richtige Wahl zu treffen. Schließlich sind unsere Fahrräder nicht nur robust und zuverlässig, sondern für Unternehmer auch steuerlich interessant. Das ist also ein doppelter Vorteil.